Получив поручение руководителя, разделите работу на два потока: организовать участок и исполнить обязанности по уже наступившим событиям. Приём или увольнение работника, запрос и повестка требуют своего действия, даже если карточки и переписка ещё не приведены в порядок. В первый день соберите сведения о таких событиях и отметьте, какие сроки уже идут.
Кого касается воинский учёт в организации
Маршрут рассчитан на юридическое лицо с наёмными работниками. Организации ведут воинский учёт независимо от формы собственности; небольшой штат сам по себе не освобождает от этой работы. Основание — статья 8 закона «Об обороне» и пункт 9 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ № 719.
Учитывают граждан России, которые обязаны состоять на воинском учёте: призывников и пребывающих в запасе. В их числе могут быть женщины с военно-учётными специальностями. Состав работников устанавливают по документам и правилам пунктов 14–15 Положения № 719, а не по полу или возрасту в кадровой таблице. Если таких работников пока нет, сохраните результат проверки состава и включите её в порядок приёма новых сотрудников.
Первоначальная организация: от поручения до документов
1. Оформите поручение и примите дела
За состояние воинского учёта отвечает руководитель организации. Он определяет приказом работников, ведущих учёт, и их обязанности. Проект приказа направьте на согласование военному комиссару муниципального образования или муниципальных образований, на территории деятельности которого расположена организация либо её структурное подразделение. Там, где нет военных комиссариатов, проект согласовывают с органом местного самоуправления, который ведёт первичный воинский учёт. Это порядок из пункта 22 Методических рекомендаций Генштаба от 11 июля 2017 года.
Найдите соответствующий военкомат или орган первичного учёта на официальном сайте муниципалитета и уточните, куда представить проект. Результат шага — согласованный проект, приказ с исполнителями и обязанностями, понятный порядок замещения.
Число ответственных зависит от количества граждан на воинском учёте по состоянию на 31 декабря предыдущего года. При количестве менее 500 человек пункт 12 Положения № 719 предусматривает одного работника, выполняющего обязанности по совместительству; от 500 человек применяются нормы об освобождённых работниках. Для большей численности используйте весь расчёт из пунктов 12–13. Оформление дополнительной работы и её оплаты решается вместе с кадровой службой. Если кадровые дела тоже передали вам впервые, начните с разбора кадрового делопроизводства для начинающего специалиста.
При приёме дел составьте перечень полученного и незавершённого. Отдельно отметьте ближайшие сроки, утраченные документы, неподтверждённую отправку сведений и вопросы к военкомату. Для временного замещения ответственного нужен приказ; передача необходимых документов оформляется актом. Заранее определите, кто принимает входящие запросы во время отпуска или болезни основного сотрудника.
Если ответственному нужна подготовка по этому участку, откройте программу повышения квалификации «Воинский учёт». Она помогает последовательно изучить нормативную основу, кадровую практику учёта и взаимодействие с военкоматами. Объём — 144 часа; содержание и условия обучения доступны на странице программы.
Скачайте рабочий лист организации воинского учёта — PDF для печати. На трёх страницах — 18 действий, условия применения, место для результата и следующего шага, а также пример заполнения. Лист можно вести при запуске и передаче дел без персональных данных работников. Карточку № 10 и отчётные формы оформляют отдельно.
2. Установите, кого учитывать
Сопоставьте список работающих с документами воинского учёта. У призывника это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе электронное. У пребывающего в запасе — военный билет, временное удостоверение взамен него или справка взамен военного билета. По пунктам 28–30 Положения № 719 проверяют наличие и подлинность документов и записей, отметки о постановке на учёт и другие предусмотренные реквизиты. Мобилизационное предписание и персональную электронную карту проверяют при наличии отметки об их вручении или выдаче.
- Для мужчин учитывайте статус призывника или пребывание в запасе. Факт, что человек не служил, сам по себе не означает освобождения от учёта.
- Для женщин учитывайте не только имеющуюся военно-учётную специальность, но и профессии и направления подготовки из приложения № 1 к Положению № 719, при наличии которых женщины получают военно-учётную специальность и подлежат постановке на учёт. Нельзя исключить всех женщин из проверки состава.
- Освобождение от исполнения воинской обязанности и освобождение от призыва — разные основания. При решении об исключении используйте документы и пункт 15, а не бытовое объяснение работника.
- При неясном статусе запросите уточнение у военкомата. Отсутствие предъявленного документа ещё не доказывает, что гражданин не состоит на учёте.
Если выявлен гражданин, который не состоит, но обязан состоять на воинском учёте, действуйте по статье 4 закона № 53-ФЗ: сообщите в военкомат в течение трёх рабочих дней и вручите направление для постановки на учёт. Не подменяйте этот случай обычным сообщением о приёме на работу.
При приёме или увольнении граждан без регистрации по месту жительства и пребывания, а также прибывших на срок более трёх месяцев без регистрации по месту пребывания, пункт 30 «д» предусматривает выдачу сведений по приложению № 2 для постановки на учёт. Это отдельная применимая ситуация. Разъясните работнику его обязанности и порядок сообщения об изменениях; пункт 30 «в» относит такую работу к задачам ответственного.
3. Соберите рабочий комплект документов
Организационная основа — приказ, план работы, документы учёта, журнал проверок и отдельное делопроизводство по переписке. Перечень приведён в пункте 39 Методических рекомендаций Генштаба. Этот документ 2017 года нужно читать вместе с более поздними нормами: упомянутые в нём Т-2 и Т-2ГС(МС) не являются действующей формой воинского учёта организации.
Для призывников и военнообязанных ведут карточку по форме № 10 из приложения № 22 к Инструкции, утверждённой приказом Министра обороны РФ № 700. По пунктам 31–32 Инструкции карточки ведутся в электронном и бумажном виде. Сведения уточняют по предусмотренным документам и у гражданина, в том числе с использованием данных выписки из Реестра воинского учёта.
| Что подготовить | Для какой задачи | Как понять, что можно работать |
|---|---|---|
| Приказ и порядок замещения | Закрепить исполнителей и функции | Понятно, кто ведёт учёт, принимает запросы и подменяет ответственного |
| План работы | Распределить регулярные и разовые мероприятия | У каждого применимого мероприятия есть срок и исполнитель |
| Карточки по форме № 10 | Вести сведения о подлежащих учёту работниках | Карточки заполнены по основаниям; расхождения вынесены на уточнение |
| Журнал проверок и документы сверки | Фиксировать проверки, результаты и устранение замечаний | Сохранены записи, даты и документы, по которым проведена сверка |
| Дело с запросами и отправленными сведениями | Контролировать исполнение и находить подтверждения | Виден путь от входящего события до результата отправки |
| Расписка в получении документа | Оформить приём оригинала, если он действительно передаётся ответственному | Работнику выдана расписка; возврат документа контролируется |
Предусмотрите место для работы и защищённое хранение документов с ограниченным доступом. Пункт 21 Методических рекомендаций предусматривает специально оборудованные помещения и железные шкафы. Рабочую ведомость задач можно вести без персональных данных: достаточно указать проблему, ответственного, срок и место хранения подтверждения.
4. Установите получателей и способ передачи
Для каждого вида сообщения запишите получателя, форму, способ передачи и документ, подтверждающий приём. Адресат проекта приказа определяется территорией организации или подразделения, а сведения о работниках направляют по правилам конкретного события: в соответствующие военкоматы и, когда это предусмотрено, органы местного самоуправления.
Для сведений о приёме и увольнении, ответов на запросы и сообщений об изменениях пункт 32.1 Положения № 719 предусматривает представление с усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного работника, в том числе через Госуслуги, с применением сертифицированных ФСБ средств криптографической защиты информации. Обычное письмо с вложением не стоит автоматически считать надлежащим электронным представлением. Зафиксируйте доступный вашей организации порядок и способ подтверждения результата.
Постановка граждан на учёт через реестр без личной явки предусмотрена пунктом 16.1 Положения. Из этого не следует отмена карточек и сообщений работодателя. Раздел III Положения и Инструкция № 700 продолжают устанавливать задачи организации.
Местные указания могут различать организации, ведущие только учёт, и организации, выполняющие бронирование. Например, такое разделение есть в информации администрации Московского района Санкт-Петербурга. Указанные там сроки и порядок подачи документов относятся к описанной территории. Форму № 18, местные отчёты и график их представления включайте в свой план после установления применимости; единого календаря из региональной памятки для всех организаций страны не получается.
Повторяющиеся действия: событие, документ и срок
Назначение ответственного не обнуляет сроки по уже наступившим событиям. Заведите календарь и договоритесь, как кадровая служба будет передавать сведения о приёме, увольнении и изменениях. В таблице ниже «дни» и «рабочие дни» сохранены так, как они указаны в соответствующих нормах.
| Событие | Действие и срок | Основание |
|---|---|---|
| Принят или уволен гражданин, подлежащий воинскому учёту | Направить сведения по приложению № 2 в соответствующий военкомат и (или) орган местного самоуправления в течение 5 дней со дня приёма или увольнения | Положение № 719, п. 32 «а», приложение № 2 |
| Изменились семейное положение, образование, подразделение, должность, место жительства или пребывания, состояние здоровья | Обновить учёт и сообщить в течение 5 дней со дня изменения сведений | Положение № 719, п. 32 «е»; закон № 53-ФЗ, ст. 4 |
| Выявлен не состоящий, но обязанный состоять на учёте гражданин | Сообщить в военкомат в течение 3 рабочих дней со дня выявления; вручить направление | Закон № 53-ФЗ, ст. 4 |
| Обнаружены неоговорённые исправления, неточности или подделки в документах, неполное число листов | Направить сведения в течение 5 рабочих дней со дня выявления | Положение № 719, п. 30 «г» |
| Получен запрос военкомата и (или) органа местного самоуправления о состоящих либо обязанных состоять на учёте гражданах | Направить необходимые сведения в течение 2 недель | Положение № 719, п. 32 «б» |
| Плановая сверка | Не реже раза в год сверять карточки с документами работников и отдельно — с документами военкоматов или органов первичного учёта | Положение № 719, п. 32 «г», «д» |
Перед отправкой сверяйте конкретный состав сведений и получателя с разделом III Положения № 719 и статьёй 4 закона № 53-ФЗ. Сохраняйте копию сообщения и подтверждение передачи. Если обнаружен пропуск срока, сообщите руководителю и организуйте исполнение; не датируйте документы задним числом.
Первоначальная постановка граждан на учёт — отдельный процесс. Пункт 34 Положения описывает, в частности, запросы военкомата при отсутствии технической возможности получить сведения электронно из государственных ресурсов. При таком запросе к организациям применяются предусмотренные пунктом списки и анкеты. Не переносите даты из календаря военного комиссариата на все организации без проверки основания и своего участия.
Пункт 32 «а» также предусматривает оповещение о необходимости личной явки для постановки на учёт или уточнения сведений либо о возможности передать необходимые сведения электронно через Госуслуги: при необходимости, а для призывников — в обязательном порядке.
Повестки и вызовы обрабатываются отдельно от плановой отчётности. Руководитель или ответственный оповещает граждан о поступивших вызовах и обеспечивает возможность своевременной явки. Порядок вручения зависит от вида повестки; назначьте сотрудника, который сможет принять её и выполнить действие без ожидания очередной сверки.
Когда нужны бронирование и мобилизационная подготовка
Воинский учёт — работа со сведениями о гражданах. Передача сведений — часть этой работы. Бронирование связано с закреплением работников из числа пребывающих в запасе на периоды мобилизации, военного положения и военное время. Сам факт работы в организации или ведения карточки не означает, что работник забронирован.
По пункту 16 Положения № 719 граждане, забронированные в установленном порядке, состоят на специальном воинском учёте. Мобилизационная подготовка шире учёта: у организации могут быть отдельные задания и мероприятия. На старте выясните у руководителя, какие из этих функций относятся к организации, какие документы уже получены и кто за них отвечает. При подтверждённом бронировании понадобится отдельная работа по соответствующим основаниям, а не только добавление слова «бронирование» в приказ.
Как контролировать результат
Рабочий цикл удобно строить от событий: приём и увольнение, изменение сведений, запрос, повестка, сверка, передача дел. Для каждого события определите, кто сообщает о нём ответственному, где фиксируется срок и какой документ подтверждает завершение.
Ежегодная сверка с военкоматом и сверка с документами работников — два самостоятельных действия. По пункту 36 Инструкции № 700 дату и время сверки с военкоматом определяет военный комиссариат. Подготовьте карточки, уточните необходимые сведения, зафиксируйте результаты и доведите расхождения до устранения.
Условный пример: запуск учёта и новый работник
В ООО двенадцать работников. Руководитель поручил кадровому специалисту организовать участок, но приказ ещё не оформлен. Организация находится на территории без военного комиссариата; на официальной странице муниципалитета указан орган, ведущий первичный воинский учёт. Сегодня принят гражданин России 35 лет: в предъявленном военном билете указаны солдат запаса, категория годности «А» и постановка на учёт. Работник постоянно проживает в России, военную службу не проходит, наказание в виде лишения свободы не отбывает. Карточки № 10 на него ещё нет. Документы о поручении бронирования специалисту не передавали.
- Назначение. Специалист готовит проект приказа с обязанностями и замещением. По территориальному условию п. 22 рекомендаций проект направляют на согласование в указанный орган местного самоуправления; руководитель издаёт приказ. В рабочем листе строка 2 применима, но задача пока не завершена.
- Состав учёта. Гражданство России и запись о пребывании в запасе относят работника к составу по пункту 14. Сопоставление исходных данных с исключениями пункта 15 не даёт основания исключить его из учёта. Его включают в учёт организации и заполняют карточку № 10 по документам.
- Кадровое событие. Сегодняшний приём запускает срок сообщения по п. 32 «а»: сведения нужно направить в течение 5 дней со дня приёма. Ближайший шаг — подготовить их сегодня, установить соответствующего получателя и сохранить подтверждение передачи. Ожидание завершения всех стартовых документов срок не приостанавливает.
- Неизвестная функция. По бронированию в строке 5 ставят «уточнить»: получить у руководителя сведения о соответствующих заданиях и документах. Отсутствие папки ещё не означает, что бронирование не относится к организации.
Результат разбора — три конкретные задачи: оформить назначение, карточку и сообщение; отдельно остаётся адресный вопрос руководителю. Для строки 9 листа запись может быть такой: «Да; сообщение подготовлено, отправка не завершена; передать сегодня и сохранить подтверждение». Подготовленный документ ещё не означает исполненную отправку.
Как подготовить ответственного к работе
Программа «Воинский учёт в организации» в учебном центре «Конто» — повышение квалификации для работников, которым поручен этот участок. В ней изучают нормативную основу, практику учёта в кадровой работе, взаимодействие с военными комиссариатами и действия работодателя при мобилизации и военном положении. Такой состав помогает связать правила с документами и событиями, разобранными в статье.
Объём — 144 часа, форма — заочная с применением дистанционных образовательных технологий. После успешного завершения программы предусмотрено удостоверение о повышении квалификации.
Если руководитель поручил именно бронирование и мобилизационную подготовку, рассмотрите отдельно программу «Мобилизационная подготовка предприятий и организаций. Организация бронирования граждан. Воинский учёт». Это выбор для отдельной задачи, а не обязательный второй курс.
Чтобы подготовить ответственного или обучить сотрудников, откройте программу «Воинский учёт»: изучите содержание и условия поступления или обратитесь в «Конто» за помощью с выбором обучения под порученные задачи.