Представим вымышленное ООО «Линия офиса»: 12 работников, бухгалтеру впервые передают кадровые дела. Через неделю выходит новый сотрудник, у другого приближается отпуск. Бухгалтеру нужно подготовить эти события и понять, какие дела ему передали.
Что сделать в первый день
- Получите исходные сведения. Попросите у руководителя список работающих с должностями и режимами работы, даты ближайших приёмов и отпусков, сведения о согласованных изменениях и заканчивающихся срочных договорах. У прежнего исполнителя запросите действующие договоры и соглашения, правила работодателя, график отпусков, учёт рабочего времени и подтверждения принятой отчётности.
- Сверьте ближайшие события с документами. Для нового сотрудника выясните, согласованы ли условия договора и дата выхода. Для отпускника найдите даты в графике и извещение о начале отпуска. Запишите не только дату события, но и действие, которое должно произойти раньше. Сроки для приёма и отпуска приведены ниже.
- Распределите работу с руководителем. Зафиксируйте, кто готовит документы, кто подписывает их за работодателя, кто передаёт сведения в Социальный фонд России (СФР) и кто подменяет исполнителя. Получите доступ только к нужным документам и системам; отметьте, где хранятся оригиналы.
Результат первого дня — рабочий список ближайших событий с исполнителем, сроком и следующим действием, а также перечень полученных документов и обнаруженных пробелов для руководителя. Это рекомендуемый способ организовать передачу дел. Если, например, в договоре нет подписи, зафиксируйте конкретный пробел и согласуйте исправление по фактическим обстоятельствам. Не заменяйте документ новым с вымышленной старой датой.
Если организация только начинает нанимать людей, передачи прежних дел не будет. Сначала определите условия работы, подготовьте применимые правила и трудовой договор к первому приёму.
Карта действий: кто делает и чем завершает
В нашем примере используются бумажные документы, упрощение для микропредприятий не применяется. Бухгалтер готовит документы, директор подписывает их за работодателя. Роли в вашей организации могут отличаться. Карта — рабочая подсказка, а сроки и существенные развилки разобраны после неё.
| Событие | Кто делает и что проверить |
|---|---|
| Передача | Для порядка: опись и задачи — бухгалтер. Директор определяет полномочия. Проверка: оригиналы найдены, доступ ограничен. |
| Приём | Обязательно: ознакомление и договор. Бухгалтер готовит; директор и работник подписывают. Проверка: условия согласованы, экземпляр передан. |
| После приёма | Обязательно: сведения в СФР и учёт времени — бухгалтер. Проверка: отчёт принят, работа учтена. Бумажная трудовая — если ведётся. |
| Отпуск | Обязательно: извещение, оформление и оплата. Бухгалтер готовит, директор оформляет. Проверка: извещение и оплата своевременны. |
| Условия | При согласии сторон: письменное соглашение. Директор и работник подписывают; бухгалтер меняет учёт. Проверка: новое условие и дата начала. |
Например, в графике отпуск начинается через две недели, а подтверждения извещения нет. Бухгалтер первым делом организует извещение работника под роспись и передаёт сведения для расчёта отпускных. В рабочем списке он отдельно отмечает извещение, оплату и начало отпуска. Паспортные сведения и копии документов для такого списка не нужны.
Если трудно определить, какое правило применять и что должно предшествовать документу, полезно освоить трудовое право вместе с кадровыми процедурами. В программе «Трудовое право и кадровое делопроизводство на предприятии. Квалификация: Специалист по кадрам» эти задачи связаны с документационным сопровождением работников. Ниже — порядок для ближайшего приёма и последующих изменений.
Отделите обязательное от принятого для удобства
Если кадры добавляют к работе бухгалтера в порядке совмещения, нужны письменное согласие на дополнительную работу и согласованная доплата. Содержание, объём и срок такой работы также определяют письменно. Эти условия закреплены в статье 60.2 и статье 151 ТК РФ.
У работодателя должны быть оформлены трудовые отношения, организованы учёт рабочего времени, предоставление отпусков и защита данных работников. Конкретный комплект зависит от работодателя и условий работы.
Локальные нормативные акты — это правила работодателя, например о внутреннем трудовом распорядке и оплате труда. Микропредприятие вправе отказаться от части таких актов, если перенесёт соответствующие условия в трудовые договоры на основе типовой формы. Это предусмотрено статьёй 309.2 ТК РФ; исключение сохраняется для акта о временном переводе на дистанционную работу по статье 312.9. Одного малого числа сотрудников недостаточно: сначала установите статус работодателя и применимость упрощения. В нашем примере оно не используется.
Обязательное действие и привычный бланк — разные вещи. Например, приём оформляется трудовым договором, а приказ о приёме работодатель вправе издать по своему решению. Унифицированные формы Госкомстата по учёту труда не являются общим обязательным набором для коммерческого работодателя: можно утвердить собственные формы с нужными реквизитами. Формы, установленные специальными правилами, проверяются отдельно. Основания: статья 68 ТК РФ, часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ и разъяснение Минфина ПЗ-10/2012.
Не заводите бумажный журнал только потому, что он есть в подборке образцов. Сначала выясните, требуется ли конкретный учёт по применимому акту, а затем выбирайте допустимую форму. Для внутреннего списка задач достаточно удобной рабочей таблицы с ограниченным доступом.
Приём: что должно происходить раньше, а что позже
В примере принимают совершеннолетнего гражданина России на обычную офисную работу по основному месту. Для иностранцев, несовершеннолетних, совместителей и работ со специальными требованиями порядок дополняется.
- Определите условия работы и применимые документы. Согласуйте с руководителем трудовую функцию, место и дату начала работы, оплату, режим и условия труда. Документы при приёме проверяют по статье 65 ТК РФ: удостоверение личности, трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта; документы воинского учёта — для соответствующих категорий. Документ об образовании нужен при работе, требующей специальных знаний или подготовки. При первом трудоустройстве прежние сведения о работе не требуются. Если человек ещё не зарегистрирован в системе индивидуального учёта, необходимые сведения передаёт работодатель. Дополнительные справки запрашивают при предусмотренных законом основаниях.
- Ознакомьте с действующими правилами до подписания договора. Работнику под роспись показывают правила внутреннего трудового распорядка и другие акты, непосредственно связанные с его работой, а также коллективный договор, если он есть. Сохраните подтверждение ознакомления.
- Подпишите договор и передайте экземпляр. При бумажном оформлении договор составляют в двух экземплярах, подписываемых сторонами; получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя. Содержание сверяют со статьёй 57, форму — со статьёй 67 ТК РФ. Если человек уже фактически допущен к работе с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, письменный договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
- Оформите учёт и передайте сведения. Приказ о приёме, если его решено издавать, должен соответствовать договору. Подраздел 1.1 единой формы сведений ЕФС-1 при приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём документа или решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. Сохраните результат приёма отчёта, а не только факт отправки. Сроки приведены в памятке СФР по ЕФС-1.
Начните учёт фактически отработанного времени и установите, ведётся ли на человека бумажная трудовая книжка. Отдельно согласуйте с ответственным за охрану труда необходимые действия до допуска к работе.
После приёма: отпуск, изменение условий и учёт времени
Отпуск планируют заранее. В обычном порядке очередность определяет график отпусков. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года; работника извещают под роспись о начале отпуска не позднее чем за две недели. Основание — статья 123 ТК РФ.
Бухгалтерии сведения передают с запасом времени для расчёта: оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до начала по статье 136 ТК РФ. Если работник просит другие даты, сначала выясняют основание и согласуют изменение с учётом его права на отпуск в удобное время, когда такое право есть.
Изменение условия сначала оформляют, затем применяют. Например, директор и работник согласовали новый режим работы. По общему правилу нужно письменное соглашение с конкретной датой начала изменения. Одного приказа руководителя вместо согласия работника недостаточно. У статьи 72 ТК РФ есть предусмотренные Кодексом исключения; односторонние изменения по специальным основаниям требуют отдельной процедуры.
Не каждое соглашение означает постоянный перевод. Если произошёл именно постоянный перевод на другую работу, подраздел 1.1 ЕФС-1 подают не позднее 25-го числа следующего месяца. Это другой срок, чем при приёме. Изменение оклада само по себе не нужно автоматически объявлять таким переводом.
Рабочее время учитывают по факту. До расчёта зарплаты сверьте явки и отсутствия с руководителями и документами. Обязанность работодателя вести учёт времени каждого работника установлена статьёй 91 ТК РФ. Не переносите явки из прошлого месяца автоматически: учитывайте фактическую работу и подтверждённые отсутствия.
Как хранить документы и ограничить доступ
У каждого вида документов должны быть определены место хранения, ответственный и срок. Бумажные оригиналы держат в месте с контролируемым доступом; для электронных документов обеспечивают разграничение прав и возможность прочитать их в течение срока хранения. Резервное копирование помогает защитить рабочие файлы от потери.
Не назначайте всем кадровым документам один срок. По статье 22.1 закона № 125-ФЗ об архивном деле общий срок для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет, после этой даты — 50 лет. Но сама статья исключает документы, для которых действующий перечень устанавливает иной срок. Поэтому срок выбирают по виду документа и дате завершения дела, а не по дате увольнения или сканирования.
Доступ к персональным данным предоставляют специально уполномоченным лицам только в объёме, нужном для их функций. Это требование статьи 88 ТК РФ. Например, руководителю для планирования работы нужен график отсутствий, но не общая папка со сканами паспортов. При передаче дел пересмотрите доступ прежнего и нового исполнителей.
Можно ли сразу вести всё электронно
Файлы в общей папке и сканы подписанных листов ещё не означают введённый кадровый электронный документооборот. Для него нужны предусмотренная законом система, порядок работы, надлежащие электронные подписи и правила хранения. Порядок введения и согласия работников определяет статья 22.2 ТК РФ. В частности, согласие не требуется для принимаемых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа; для остальных применяют установленный порядок согласия.
Общий режим кадрового электронного документооборота не распространяется на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. У них свои правила. Исключения перечислены в статье 22.1 ТК РФ. Начинающему исполнителю сначала стоит установить, какие документы уже законно ведутся электронно и где находятся их оригиналы.
Какие задачи нужно выделить отдельно
Воинский учёт — отдельный участок со своими документами и сроками. Определите ответственного и порядок передачи ему сведений о кадровых событиях с работниками, подлежащими воинскому учёту. Порядок назначения ответственного, подготовки документов и передачи сведений разобран в статье «Воинский учёт в организации: с чего начать». Так же заранее выделите приём иностранца или несовершеннолетнего, сменную работу и случаи обязательных медосмотров: для них нужны дополнительные условия и процедуры.
Как освоить кадровые процедуры системно
Если кадровые задачи становятся постоянной частью работы, полезно научиться связывать событие с нормой, документом, сроком и передачей сведений другим ответственным. Для такой подготовки в учебном центре «Конто» есть профессиональная переподготовка «Трудовое право и кадровое делопроизводство на предприятии. Квалификация: Специалист по кадрам».
В основных разделах программы указаны трудовое законодательство, защита персональных данных, документационное сопровождение управления персоналом и взаимодействие кадровой службы с государственными органами. Это темы, которые нужны при выборе документов, организации доступа и передаче сведений. После успешного завершения выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Для поступления нужны среднее профессиональное или высшее образование либо обучение по такой программе.
Если вы уже работаете в кадрах и хотите обновить отдельные навыки, сравните переподготовку и повышение квалификации в направлении «Кадровое дело».
Откройте программу по трудовому праву и кадровому делопроизводству и запросите полный учебный план перед выбором обучения. На странице также можно оставить заявку: учебный центр «Конто» поможет сопоставить программу с вашими кадровыми задачами и объяснит условия поступления.